Depois de meses de trabalho, as férias são sempre um momento bastante aguardado pelos colaboradores.
Numa época em que muitas pessoas já gozaram as suas férias de verão, já se começa a pensar nas próximas.
Fique a conhecer, neste artigo, algumas normas do procedimento de marcação de férias, bem como o software que pode ajudar os empregadores a facilitarem todo este processo.
O que é um Mapa de Férias?
No contexto laboral, um Mapa de Férias refere-se a um calendário ou sistema utilizado por uma empresa ou organização para gerir e planear as férias e ausências dos colaboradores. Este mapa tem como objetivo assegurar uma distribuição adequada das férias entre os membros da equipa. Dessa forma, consegue evitar conflitos de datas e garantir a continuidade das operações.
Geralmente, o mapa de férias apresenta as datas em que os colaboradores já agendaram as suas férias, permitindo que a restante equipa planeie as suas próprias férias em períodos disponíveis. Assim sendo, esta gestão ajuda a garantir uma cobertura adequada ao longo do ano, especialmente em períodos de alta procura ou feriados.
As regras relacionadas com o mapa de férias nas empresas em Portugal são definidas pelo Código do Trabalho e podem variar dependendo dos acordos coletivos de trabalho e das políticas internas de cada empresa. De acordo com o artigo 241º do Código do Trabalho, é obrigação das empresas elaborarem um mapa de férias no qual devem indicar o início e o término dos períodos de férias de cada trabalhador. Conforme estabelecido pela lei, este mapa tem de ser afixado até dia 15 de abril de cada ano e deve permanecer afixado entre esta data e dia 31 de outubro do mesmo ano. Assim, esta medida pretende garantir a transparência e a divulgação adequada das datas de férias. Da mesma forma, permite que os colaboradores tenham conhecimento antecipado sobre o planeamento das suas férias e possam organizar-se de acordo.
E há coimas a aplicar quando não se respeita esta regra?
Em caso de ser alvo de uma inspeção por parte do ACT (Autoridade para as Condições do Trabalho), a falta de cumprimento da obrigação de afixar o mapa de férias pode resultar numa contraordenação para a empresa. Conforme estabelecido, esse documento é obrigatório e a não conformidade com essa norma pode acarretar uma coima que pode chegar a 1.400,00€. Assim sendo, evite estas penalizações seguindo as nossas indicações e conselhos básicos!
Fique a conhecer algumas diretrizes gerais relacionadas com o mapa de férias em Portugal
Marcação de férias: Os colaboradores têm direito a um período de férias anuais remuneradas, que geralmente é de 22 dias úteis – ou seja, excluindo sábados, domingos e feriados – ou proporcional ao tempo de serviço. A marcação das férias deve ser feita em acordo com o empregador, seguindo as regras estabelecidas na empresa.
Planeamento e consulta: O empregador deve estabelecer um calendário de férias ou um sistema de consulta que permita aos colaboradores expressarem as suas preferências de marcação de férias. Além disso, o empregador deve tentar conciliar essas preferências com as necessidades do funcionamento da empresa.
Prioridades e rotação: Em caso de conflitos de férias entre colaboradores, o empregador deve definir critérios de prioridade, como antiguidade, necessidades familiares ou saúde. Em alguns casos, pode adotar-se um sistema de rotação de férias para garantir uma distribuição equitativa ao longo do ano.
Comunicação antecipada: O empregador deve comunicar aos colaboradores, com a devida antecedência, as datas em que serão concedidas as férias. Dessa forma, permite que os colaboradores se organizem adequadamente.
É importante ressaltar que estas são diretrizes gerais, e as regras específicas podem variar consoante setor de atividade, acordo coletivo de trabalho e políticas internas da empresa. Portanto, é sempre recomendável consultar o Código do Trabalho e os documentos legais relevantes, bem como as políticas da empresa em questão para obter informações mais precisas sobre as regras estabelecidas para o mapa de férias.
Regras básicas a ter em conta na marcação das férias:
- As férias não podem ter início num dia de descanso;
- Seguindo o disposto no artigo 238º do Código do Trabalho em Portugal, a maioria dos colaboradores tem direito a usufruir de 22 dias úteis de férias por ano. O colaborador pode gozar esses dias de uma só vez ou dividi-los em diferentes períodos, de acordo com a sua preferência e a política da empresa;
- O direito a férias está relacionado com o trabalho realizado no ano civil anterior;
- Independentemente da assiduidade ou da efetividade do colaborador durante o ano anterior, este tem direito a usufruir das férias correspondentes ao período de trabalho realizado nesse período;
- Novos colaboradores só podem gozar férias após 6 meses de trabalho e no primeiro ano, apenas têm direito a um máximo de 20 dias;
- O cálculo do número de dias de férias para novos colaboradores é de 2 dias por cada mês de trabalho completo;
- Uma vez o mapa de férias definido, o empregador deverá comunicá-lo claramente aos colaboradores, certificando-se que todos têm conhecimento das férias programadas.
Conheça melhor o artigo que regulamenta a marcação de férias em https://diariodarepublica.pt/dr/legislacao-consolidada/lei/2009-34546475-46747575
Como posso gerir as férias no software IdOnTime?
O software IdOnTime é um sistema de gestão de assiduidade que oferece recursos para gerir as férias e emitir o mapa de férias de forma automática.
Passos gerais para gerir as férias e emitir o mapa de férias no software IdOnTime:
- Configuração inicial: Realize a configuração inicial do software IdOnTime de acordo com as políticas e requisitos da sua empresa. Ou seja, defina os critérios de cálculo das férias, como duração mínima, períodos de referência, entre outros.
- Solicitação de férias: Os colaboradores podem utilizar o software IdOnTime Web para solicitar as suas férias, indicando as datas desejadas. Conseguem fazê-lo não só através do portal online, mas também através da aplicação móvel IdOnTime App.
- Aprovação das solicitações: Os gestores ou responsáveis pela equipa recebem notificações das solicitações de férias pendentes. Estes podem rever as solicitações, considerar critérios de prioridade e aprovar ou rejeitar cada solicitação no portal do colaborador, seguindo um fluxo de aprovações pré-definido.
- Emissão do mapa de férias: Com base nas solicitações aprovadas, o software IdOnTime gera automaticamente o mapa de férias. Esse mapa exibe as datas das férias de cada colaborador e permite visualizar a distribuição ao longo do período definido.
- Comunicação do mapa de férias: A empresa pode partilhar o mapa de férias com os colaboradores e outros interessados através do portal IdOnTime Web. Além disso, também pode partilhar esta informação através de notificações automáticas, acesso ao portal online ou emissão de relatórios para posterior distribuição.
- Atualização e ajustes: Conforme necessário, pode atualizar-se ou ajustar-se o mapa de férias. O IdOnTime permite realizar modificações no mapa de férias, caso surjam novas solicitações ou mudanças de férias já marcadas (reiniciando o fluxo de aprovações, desta vez para alterações posteriores).
Reforçamos a importância de consultar a documentação oficial do software IdOnTime. Para obter informações precisas sobre como utilizar as funcionalidades de gestão de férias e emissão do mapa de férias no sistema, poderá entrar em contato com o suporte técnico da IDONIC.
Com o software IdOnTime, nunca foi tão fácil marcar as suas férias!
