É verdade que todos nós já nos deparamos com a necessidade de fazermos o registo das horas de entrada e de saída do nosso local de trabalho. Mas será que sabemos mesmo a que regras está sujeito o registo de assiduidade?
Obrigatoriedade do registo de assiduidade
No início dos anos 2000 este processo não era obrigatório pelo que podia não existir um controlo efetivo das horas de trabalho prestadas. No entanto, a partir de 2009, segundo o disposto no Artigo 202º do Código de Trabalho, o registo de assiduidade dos colaboradores passou a ser obrigatório.
Apesar deste registo poder, muitas vezes, ser visto pelos colaboradores como uma forma de controlo por parte da entidade empregadora, este registo visa assegurar os direitos dos mesmos. Desta forma, apenas com o registo de todas as horas trabalhadas, o colaborador pode fazer valer os seus direitos e ser remunerado de acordo com as horas de trabalho prestadas, como é o caso do pagamento de horas extras.
Além disso, se um trabalhador se deslocar da sua empresa dentro do horário de trabalho sem fazer o devido registo da deslocação e, por infelicidade, sofrer um acidente de trabalho, pode correr o risco de não ser acionado o seu seguro de trabalho. Nestes casos, o cumprimento do registo de assiduidade torna-se fundamental para a proteção dos interesses do colaborador.
E quais são as vantagens de um registo de assiduidade para uma empresa?
Para as empresas, além de uma obrigação legal, o registo de assiduidade permite a redução dos atrasos, o aumento da produtividade e maior facilidade no processamento salarial.
Quando é necessário fazer o registo da assiduidade?
Segundo o disposto no Artigo 202º do Código de Trabalho, os colaboradores devem efetuar o registo de assiduidade no início e no fim do seu período laboral, bem como em todas as pausas efetuadas. O mesmo deve acontecer quando existem deslocações fora das instalações que sejam impostas pela entidade empregadora. Assim, caso exista algum acidente nessa deslocação, o mesmo será considerado um acidente de trabalho.
De que forma podem então os colaboradores proceder ao registo de assiduidade?
Existem algumas formas de se fazer o registo e o controlo de assiduidade de um colaborador. Apesar de estar cada vez mais em desuso, ainda há empresas que recorrem à típica folha de papel para registo das horas trabalhadas. No entanto, quando as empresas começam a atingir um número considerável de trabalhadores, pode tornar-se difícil utilizar este método de registo.
Da mesma maneira, existem empresas que utilizam uma folha de cálculo digital, nomeadamente um documento excel para efetuar o registo das horas trabalhadas.
Tanto o formato digital como o formato em papel acabam por se tornar tarefas mais demoradas uma vez que os registos são atualizados todos os dias. Além de um processo moroso e burocrático, o registo de assiduidade nestes parâmetros pode resultar em erros nos registos ou perdas dos mesmos, o que dificulta a gestão de dados, podendo também originar coimas em caso de fiscalização por parte da Autoridade para as Condições de Trabalho – ACT.
Assim sendo, o método mais eficaz e seguro para efetuar o registo de assiduidade é através de relógios de ponto. Estes equipamentos colocam-se, normalmente, à entrada das instalações da empresa onde os funcionários devem fazer o registo da sua assiduidade. Existe uma grande variedade de relógios de ponto com as mais diversas tecnologias que se adaptam à realidade do espaço ao qual se destinam.
Da mesma forma, para trabalhadores que executem o seu trabalho de uma forma remota, existem ainda softwares que permitem o registo de assiduidade à distância. O software de gestão de assiduidade da IDONIC – IdOnTime – é prova disso. Com o software IdOnTime, através de uma página web o colaborador consegue fazer o registo da sua assiduidade onde quer que esteja.
Que tipos de relógios de ponto existem?
Existe uma grande variedade de relógios de ponto que suprimem as mais diversas necessidades, desde relógios de ponto por cartão de proximidade, relógios de ponto biométricos e ainda relógios de ponto portáteis.
Os relógios de ponto por cartão de proximidade estão cada vez mais em desuso, uma vez que o colaborador tem de ter o cartão consigo para conseguir registar a sua assiduidade. Além disso, o cartão pode ser transmissível, o que pode levar a adulterações nos registos de assiduidade.
Os relógios de ponto biométricos são os que apresentam mais vantagens. Isto deve-se não só à comodidade do registo, mas também porque a falsificação dos dados é muito reduzida. Fique a conhecer todas as vantagens deste tipo de relógios de ponto no nosso artigo Biometria e Os Seus Tipos.
Por último, e ideais para quem se desloca constantemente, como construtores civis, existem os relógios de ponto portáteis. Estes representam uma mais valia, uma vez que o registo de assiduidade pode ser feito em qualquer lugar. Conheça o relógio de ponto portátil da IDONIC, o IDONIC CHRONOS 524.
Até quando é necessário guardar os registos de assiduidade?
Qualquer que seja o método utilizado para proceder ao registo de assiduidade, segundo o ponto 4 do Artigo 202º do Código de Trabalho, os registos dos tempos de trabalho devem ser guardados durante cinco anos. Esta lei impõem-se a todos os colaboradores, incluindo também os que já não prestem serviços na empresa.
Atualmente, os relógios de ponto são o método mais utilizado para fazer o registo dos tempos de trabalho. Estes equipamentos eletrónicos têm como principal objetivo registar o horário de entrada e saída dos colaboradores no local de trabalho, bem como todas as pausas. Revelam-se, assim, uma ferramenta essencial para controlar e gerir os tempos de trabalho, garantindo que os colaboradores cumpram os seus horários de acordo com as políticas estabelecidas pela empresa e esta última cumpra os seus deveres impostos pelas leis do trabalho.
Mas afinal como funciona um relógio de ponto?
Dependendo do tipo de relógio de ponto, o seu modo de funcionamento pode sofrer ligeiras alterações. No entanto, fique a perceber qual o funcionamento geral de um relógio de ponto.
- Todos os colaboradores possuem um método de identificação único. O mesmo pode ser um cartão de proximidade ou código PIN, impressão digital ou template facial que usam para registar a assiduidade
- À entrada e saída, bem como em todas as pausas, o colaborador dirige-se junto do relógio de ponto e faz a sua picagem. Dependendo do método, a verificação faz-se através da leitura do cartão de proximidade ou da impressão digital. O relógio de ponto reconhece a identificação e regista a data e hora da picagem.
- Os relógios de ponto têm capacidade para armazenar as informações. No entanto, dependendo do relógio, pode ter mais ou menos capacidade de armazenamento. Assim, e para facilitar o armazenamento e ter rápido acesso a todos os dados, o relógio de ponto pode estar ligado a um software. O IdOnTime é o software de gestão de assiduidade da IDONIC que permitirá fazer toda a gestão da assiduidade dos colaboradores. Com esta interligação, também consegue garantir que os dados estão em local acessível para consulta imediata, como disposto no ponto 1 do Artigo 202º do Código de Trabalho.
De facto, o registo de assiduidade é um dos documentos mais importantes para a gestão dos recursos humanos de uma empresa. Através deste dados é possível realizar o processamento salarial e auferir todas as horas trabalhadas por cada colaborador. Desta forma, a empresa garante que os colaboradores recebem por todas as horas de trabalho.
Implemente já um sistema de registo de assiduidade na sua empresa e garanta que cumpre todas as obrigações legais, assim como os direitos dos seus colaboradores.
